Introducción
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) facilitan el flujo de información entre las unidades de negocio. Un ERP permite la integración perfecta de diversos sistemas y crea una visión holística de la empresa que permite respaldar la toma de decisiones.
En muchas organizaciones, el ERP se considera el elemento vital de la empresa. Los problemas con este sistema clave tendrán un impacto dramático en la capacidad de la empresa para sobrevivir y crecer en el mercado.
Algunas ventajas de implementar un ERP son:
- Automatizar los procesos, reduciendo la cantidad de trabajo manual rutinario.
- Se integra con los módulos centrales, eliminando la fragmentación de los sistemas.
- Centraliza la información de reportes provenientes de múltiples partes de la cadena de valor.
Sin embargo, la selección e implementación de proyectos ERP nunca han sido procesos fáciles y además cada vez se tornan más complejos, con un mercado en consolidación, ambientes On-Premise y en la nube, y diversas expectativas de los clientes sobre lo que una solución ERP debe incluir.
Al no realizar los pasos necesarios para seleccionar el proveedor correcto y planificar una implementación integral, su proyecto podría fracasar. Evítelo siendo diligente en la planificación inicial para anticipar de manera efectiva el alcance, la asignación de recursos y los costos asociados. Es fundamental tomar la decisión correcta ya que un error en una iniciativa de ERP tendrá un impacto directo en los resultados de la empresa.
Es por esto que es fundamental realizar una adecuada selección de la solución que mejor se adapte a sus necesidades, ya que requiere balancear los requerimientos el negocio, los costos y la capacidad del proveedor.
Contexto
Escoger e implementar un ERP es una de las transformaciones tecnológicas más costosas, en recursos y tiempo, que una organización puede emprender. Es común que se excedan el tiempo y el presupuesto considerados al principio, y solamente reportan un margen de los beneficios que se proyectan. Seleccionar la tecnología incorrecta o no planear la implementación adecuadamente, tiene implicaciones significativas.
Estas son algunas de las estadísticas relacionadas con este tipo de proyectos:
- 64% de los proyectos superan el presupuesto inicial
- 79% de las implementaciones toman más tiempo del proyectado
- 50% de los casos reportan menos de un 50% de los beneficios esperados
De acuerdo con el reporte del 2018 de Panorama Consulting Solutions, el 81% de las grandes compañías están realizando o han finalizado procesos de implementación de ERP con el fin de mantener la competitividad en el mercado. Las siguientes son algunas otras de las motivaciones por las que las empresas han tomado esta decisión:
- Mejorar el desempeño del negocio (65% de las empresas piensan esto)
- Reducir el capital de trabajo (58%)
- Posiciona el crecimiento de la compañía (57%)
- Mejorar el servicio al cliente (52%)
- Hace el trabajo de los empleados más fácil (49%)
- Integrar sistemas en las diferentes áreas de la organización (41%)
Sin embargo, a estas alturas también son claras las dificultades más comunes en este tipo de implementaciones:
- El mercado de la tecnología ERP es tan vasto que es casi imposible saber por dónde empezar o cómo diferenciar entre proveedores y productos.
- Las empresas rara vez tienen suficientes recursos internos para impulsar un proyecto de implementación de ERP, lo que las obliga a recurrir a asociaciones externas.
- Un proyecto de ERP es un compromiso de varios años. Las organizaciones deben realizar una adecuada planificación de largo plazo para garantizar que se cumplan los hitos y se obtengan los beneficios finales.
La inversión inicial de tiempo y recursos en la planificación del proyecto evitará el arrepentimiento y posibles errores posteriores a la etapa de implementación.
Un punto crítico: La selección del proveedor
La selección del proveedor es tan importante como la selección de la solución. Debido a la complejidad del proceso, es clave buscar un socio de negocio a largo plazo y no solo un proveedor. Seleccione el suyo asegurándose que su estrategia y estructura de apoyo se alineen con las de su propia organización. Es crucial elegir el socio adecuado o arriesgarse al fracaso del proyecto.
Por otro lado, los modelos de implementación no son binarios. Piense más allá de la comparación entre plataformas en la nube o un ERP On-Premise. Actualmente, los proveedores están ofreciendo y vendiendo más soluciones de Software como Servicio (SaaS) que nunca; cerca de un 64% del mercado. Sin embargo asegúrese de decidir correctamente cuál es el modelo adecuado para su organización antes de ir adelante con el proceso de implementación. Explore alternativas y modelos híbridos para encontrar el que mejor se adapte a los requisitos únicos de su organización.
Solución Propuesta
Hay tres etapas que ayudan a escoger y seleccionar el mejor modelo ERP para su organización:
Etapa 1: Inicie su proyecto y reúna los requisitos:
- Analice dónde encaja el proyecto ERP dentro de su organización.
- Distinga los diferentes modelos de implementación.
- Comprenda lo que ofrece un ERP en la nube.
- Determine si su organización está lista para someterse a un proyecto de selección de ERP.
- Construya el equipo del proyecto.
- Cree unos indicadores para su proyecto.
- Consolide los requerimientos del negocio.
Etapa 2: Escoja su proveedor de ERP:
- Establezca un proceso de RFP.
- Evalúe las respuestas de los proveedores y haga una lista corta de aquellos que se adaptan mejor a las necesidades de su organización.
- Desarrolle un guión de demostración para su lista corta de proveedores.
- Establezca los criterios de evaluación.
- Determine un puntaje para los proveedores.
- Seleccione el mejor proveedor y el mejor producto.
Etapa 3: Planee la implementación de su ERP
- Desarrolle un mapa de ruta para la implementación y un plan de recursos.
- Rediseñe los procesos ERP y diseñe los flujos de trabajo del sistema, un mapa de integración y los roles de los usuarios.
- Cree un plan integral de comunicación y gestión del cambio.
- Establezca una estructura de gobierno del ERP que incluya roles y responsabilidades.
- Determine los indicadores de desempeño del proyecto para medir el éxito del proyecto.
Un proceso sólido de RFP preparará a su organización para una elección adecuada y una posterior implementación del ERP exitosa, evitando así la sobreinversión y la subutilización de recursos.
Utilizando el panorama de proveedores, el equipo del proyecto y las partes interesadas de su negocio pueden estar seguros de que están adoptando el enfoque correcto para seleccionar una solución de ERP. Así, su organización se asegura de tener la estrategia y las piezas de alineación en su lugar antes de proceder con la selección, implementación y ejecución.
Conclusiones
- Es necesario comprender el mercado actual de ERP, específico para escenarios de casos de uso de ERP centrados tanto en productos como en servicios.
- En un proceso de ERP, por encima de otras etapas, la selección de un proveedor es esencial, ya que, por la complejidad del proceso, éste terminará siendo su socio a largo plazo.
- Siga las mejores prácticas para prepararse y ejecutar la selección, incluida la recopilación de requisitos y la evaluación de proveedores.
- Estructure la etapa de implementación de tu proyecto teniendo en cuenta consideraciones específicas de ERP.
- Evalúe la preparación organizacional del proyecto para embarcarse en la selección e implementación de ERP.
- Redacte una RFP, administre el proceso de revisión de proveedores y productos y seleccione un proveedor.
- Prepárese para la implementación siguiendo las recomendaciones de mejores prácticas.
Referencias
- Panorama Consulting Solutions, “Report,” 2018
- Infotech, Select and Implement an ERP Solution, 2019
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