Introducción
Microsoft Office 365 no solo es un proyecto de TI. Algunos podrían pensar que configurar algunas de sus opciones, como actualizar un servicio de correo electrónico o aprovechar algunas de sus aplicaciones para mejorar la productividad de la empresa, es algo sencillo, pero Office 365 es un proyecto tan grande que ésa no es la realidad. Office 365 es más que ofrecer las mismas experiencias de siempre de una manera diferente. Aporta capacidades adicionales a un costo adicional. Si se determina que esas capacidades valen la pena, todos, no solo el departamento de TI, deben trabajar juntos para alcanzar esos beneficios.
TI necesita empoderar a los usuarios mientras protege los intereses de la empresa y reduce el riesgo en la medida de lo posible. Con mucha frecuencia, los líderes de TI interpretan esto como “bloquear” a Office 365 como a un inquilino al que se le mira con recelo. Sin embargo, este es un enfoque equivocado. Es mejor que con base en sus objetivos organizacionales, identifique cómo Office 365 le puede ayudar a alcanzarlos y a equilibrar esas capacidades con un esquema de gobierno adecuado.
Situación
Office 365 parece inevitable, pero implementarlo no es tan simple como pasar de una versión de Office a la siguiente. Con Office 365, Microsoft está introduciendo una forma claramente nueva de trabajar utilizando herramientas que son engañosamente similares a sus ofertas On-Premise, pero que funcionan de manera diferente en la nube. ¿Qué tiene de diferente SharePoint Online? ¿Cómo puedo habilitar OneDrive de forma segura para mis usuarios finales? ¿Cuáles son las implicaciones de mover a mis usuarios a Teams desde Skype for Business? Office 365 tiene muchas novedades y no siempre es fácil usarlas.
Usualmente, Office 365 es demasiado para la mayoría de las organizaciones. La cantidad de diferentes funciones y servicios que vienen incluso con la licencia básica E1 presenta varios desafíos de gobierno, entre los cuales están:
- La concesión de licencias es complicada.
- No hay un repositorio único de todos los controles disponibles.
- Las integraciones y dependencias entre los diferentes servicios no siempre son obvias.
Office 365 puede ser grande y diferente, pero no es imposible implementarlo bien. Considere estos puntos:
- Todos los controles deben asignarse a áreas de gobierno, que a su vez se asignan a disciplinas de gobierno. Debe poder trazarse una línea entre un control y lo que éste le ayudará a lograr.
- La nube es diferente. Usted debería hacer las cosas de manera diferente. Aproveche sus fortalezas; obviar sus debilidades. Si bien es posible que sus metas no cambien, la forma en que las logra sí lo hará.
Office 365 no es ni mejor ni peor que la versión Office de usuario final (CAL). Trae algunas funciones adicionales, que cuestan un poco más y que permiten tener acceso desde la nube, lo que posibilita el acceso remoto y da elasticidad al modelo. En esta medida, puede ser o no el sistema adecuado para su organización.
Además, lo más probable es que en su organización ya se utilice algún producto Microsoft, y aunque no sea así, no sería raro que Office 365 esté en su hoja de ruta. Microsoft es un coloso en el mercado del software para empresas. Google, el proveedor que le sigue en tamaño, está creciendo, pero aun así Microsoft todavía tiene más de 85% del mercado. Para muchas organizaciones, la pregunta no es ¿qué producto deberíamos comprar?, sino ¿cuál es el siguiente paso en nuestra relación con Microsoft? Algunas cifras sobre Microsoft:
- Tiene 200 millones de usuarios activos (fuente: MS FY20 Q1 Earnings call)
- Maneja el 87.5% del mercado de Software para empresas (fuente: CIO Dive)
- 935 compañías americanas usan sus productos (fuente: Statista)
Solución Propuesta
Ajustar a la medida de su organización la implementación de la plataforma Office, poniendo en orden las licencias y planeando una implementación sin asperezas son pasos fundamentales para modernizar los entornos de productividad y colaboración en su empresa.
Asegúrese de utilizar su proveedor de servicios de la manera más efectiva posible y de que los usuarios finales comprendan las compensaciones y los beneficios que conlleva una revisión profunda de la manera cómo se prestan los servicios de TI en su organización.
Para lograr esto, proponemos realizar un plan de trabajo en tres pasos que defina la estructura de gobierno de Office 365 en su organización. Si bien las herramientas son versátiles, puede que su empresa no esté lista para utilizar todas las características al máximo:
- Defina los objetivos de su organización
Los objetivos de la organización se pueden clasificar en tres categorías: reducción de costos, mejora de la productividad y reducción de riesgo. Toda organización busca lograr una combinación de estas tres categorías. El trabajo de TI es facilitar estas actividades alineándolas, en la medida de lo posible, con la implementación de Office 365.
Office 365 tiene una serie de capacidades únicas, una lista que crece y cambia a medida que Microsoft agrega y elimina características e incluso servicios completos. Lo que comenzó como un simple conjunto de herramientas de oficina se ha transformado en una red de software de comunicación, colaboración y productividad interrelacionados, un ecosistema complicado con muchos usos posibles. A través de nuestra herramienta de evaluación de capacidad de Office 365 podemos ayudarle a determinar qué funciones están disponibles como parte del paquete de productos e identifique casos de uso para asegurarse de aprovechar al máximo su inversión.
Utilice los resultados del ejercicio para alinear su implementación con las licencias adecuadas. No es necesario duplicar sus compras ni adquirir más licencias de las que necesita.
- Controle su ambiente Office 365
Una vez que comprenda lo que está tratando de lograr, el siguiente paso es identificar las herramientas que tiene a su disposición como administrador. Nuestro mapa de control de Office 365 le ayudará a entender qué opciones existen cuando se trata de gobernar OneDrive, SharePoint y Teams. Además, le permitirá identificar los controles que no se puedan aplicar técnicamente y marcarlos para incluirlos en la política de uso aceptable del servicio correspondiente.
Las políticas de uso aceptable deben diseñarse con miras a maximizar la productividad de los empleados, mientras se minimiza el riesgo para la organización. El mapa de control resultante le ayudará a resaltar aquellos controles que deberán implementarse como parte de una política de uso aceptable más amplia. No todos los comportamientos vienen con un botón concomitante en la consola de administración de Office 365. Estos dos artefactos, el mapa de control y la política de uso aceptable, forman dos mitades de un régimen de gobierno práctico de Office 365.
- Comunique sus resultados
Office 365 representa una de las transiciones más impactantes para muchos usuarios finales. A diferencia de las actualizaciones de back-end, que pueden aportar mejoras de rendimiento incrementales o introducir nuevas funciones en las aplicaciones que solo afectan a una parte de la organización, la transición a Office 365 cambiará las cosas que son importantes para todos en toda la empresa. En algunos casos, la actualización será simple y fácil de justificar (una bandeja de entrada de correo electrónico más grande suele ser uno de esos ejemplos). En otros casos, sin embargo, cambiar la mecánica básica del negocio puede ser difícil de entender para los usuarios y puede interrumpir los flujos de trabajo establecidos.
Por lo tanto, un plan de comunicación deberá resaltar cómo los cambios provocados por la transición a Office 365 afectarán las tareas específicas que el personal debe realizar y le facilitará informar a las partes interesadas relevantes sobre las mejoras y cambios que pueden esperar, y cómo incorporar mejor esos cambios en nuevos flujos de trabajo.
Beneficios
- Beneficios para TI: Un marco estándar para gobernar Office 365 facilitará mucho el trabajo del administrador. Ya sea para administrar la expansión de SharePoint, garantizar que los usuarios comprendan el uso adecuado de OneDrive y liberar espacio en sus máquinas locales o seguir las convenciones de nomenclatura en Teams; la estandarización del marco reduce la cantidad de trabajo “aburrido”, que no debería pertenecer a TI. Es más probable que los clientes más felices confíen en TI y, siempre que pueda equilibrar el gobierno y la implementación, recurrirán a canales formales cuando busquen agregar nuevas capacidades a sus arsenales de productividad.
- Beneficios para el negocio: Los servicios de productividad como Office 365 son necesarios para la funcionalidad empresarial básica. Al optimizar una implementación de Office y aplicar el gobierno basado en los objetivos corporativos, la empresa verá ganancias inmediatas en la utilidad de estas herramientas críticas. Implementado correctamente, Office 365 puede cumplir muchas funciones, lo que permite a las organizaciones racionalizar su portafolio de aplicaciones y lograr ahorros de costos. El acceso a nuevas herramientas y funciones, la ubicuidad de la nube y la naturaleza imperecedera de los productos SaaS brindan lo que para muchos usuarios es una experiencia universalmente mejor.
Conclusiones
Este proyecto le da un marco de referencia que le permitirá entender las capacidades de Office 365 y le facilitará implementar el modelo de gobierno adecuado. El valor entregado se manifiesta en el ahorro de tiempo y dinero, debido a que puede agilizar la toma de decisiones de licenciamiento, la creación de políticas de uso aceptables y un plan de comunicación organizacional.
Usualmente, Office 365 es demasiado para la mayoría de las organizaciones. Determinar cuáles son las características y funciones apropiadas repercutirá en adquirir los servicios adecuados, renunciar a aquellos que no representarían un beneficio y utilizar correctamente aquellos que puedan ayudarle a alcanzar sus objetivos.
En DilettUX tenemos los consultores calificados y la metodología necesaria para implementar un plan de gobierno de Office 365 para su organización. Contáctanos!
