Introducción
Las organizaciones están reconociendo el valor de la capacitación y el desarrollo y ahora más que nunca se están enfocando en el aprendizaje y el compromiso de los empleados. Esto está transformando el aprendizaje de ser opcional a ser mandatorio. Como resultado, las organizaciones están adoptando la tecnología como una forma de lograr los objetivos corporativos y de las áreas de aprendizaje y desarrollo (L&D).
Debido a este entorno, los sistemas de gestión de entrenamientos (LMS) están siendo más relevantes. Los casos de uso de los LMS están evolucionando, dado que este ya no es solo un reemplazo del seguimiento “manual” de las capacitaciones, sino que es un elemento clave para involucrar a los empleados en el aprendizaje. Las organizaciones que están teniendo éxito con este tipo de sistema están adoptando un enfoque más unificado para aprender como organización e individualmente. El integrar el LMS con otras tecnologías generará información valiosa, con la cual podrá adelantarse a la “guerra de talentos”. Adicionalmente, este tipo de plataformas ofrecen opciones de aprendizaje personalizadas y automatizadas, convirtiendo el aprendizaje de pasivo, a interactivo.
Este artículo está orientado a Gerentes de TI, a profesionales de RRHH y a especialistas en desarrollo organizacional pues les ayudará a crear un entendimiento común de lo que es un LMS entre TI, RR.HH. y las partes interesadas del negocio, así como a orientar sobre cómo traducir las necesidades de aprendizaje y desarrollo en requisitos de tecnología LMS.
Contexto Organizacional
Los administradores de aplicaciones y los profesionales de recursos humanos tienen la tarea de aprovechar una solución LMS para fomentar una cultura de aprendizaje en su organización, pero las organizaciones a menudo tienen dificultades para aumentar la participación en cursos internos, medir la eficacia de la formación y aumentar la asequibilidad a esta. Los procesos a menudo son manuales, lo que resulta en una pérdida de tiempo, de recursos y falta de trazabilidad y visibilidad entre departamentos.
Solución propuesta
Muchas organizaciones consideran que la formación empresarial es muy importante, pero pocas están dispuestas a abordar este problema, y aunque L&D ha estado en la cima de las prioridades y gastos proyectados del área de RRHH, de acuerdo con la encuesta de McLean & Company sobre tendencias y prioridades de RRHH, los programas de L&D a menudo no cumplen con los objetivos previstos.
Las empresas que abordan este problema primero crean una estrategia que aproveche el LMS en consonancia con las necesidades de la organización, aumentan la eficiencia de L&D, desarrollan el talento interno y, por lo tanto, brindan una ventaja competitiva a la organización simplificando los flujos de trabajo, aumentando la accesibilidad del aprendizaje y contribuyendo a que L&D se convierta en una función estratégica de RRHH.
La solución propuesta deberá considerar como mínimo los siguientes elementos:
- Una sólida estrategia de aprendizaje y desarrollo que aproveche el LMS teniendo en cuenta las necesidades de aprendizaje de RRHH, TI y el negocio.
- Identificar las metas de su organización y los objetivos de aprendizaje y desarrollo para elegir los casos de uso que estén más alineados con sus necesidades de aprendizaje.
- Crear una hoja de ruta integral, priorizando iniciativas e identificando dependencias.
- Diseñar un plan de implementación. Comunicar de manera efectiva los cambios y establecer mecanismos para garantizar un gobierno eficaz del LMS.
- Adaptar la solución al tamaño adecuado. Considere no comprar funciones que no necesita.
- Asegurar tener una estrategia holística a través de la convergencia necesaria de personas, procesos, tecnología y contenido. Considere que un enfoque de aprendizaje desarticulado y departamentalizado fracasará.
Al embarcarse en un proyecto de LMS, aborde los cinco factores críticos de éxito descritos a continuación:
- Obtenga la participación de la gerencia para asegurar el financiamiento
- Defina claramente sus requerimientos para dimensionar correctamente la solución
- Asegure un presupuesto suficiente para la implementación
- Cree un plan de comunicaciones e
- Implemente mecanismos de control y un plan de gobierno.
Muchas organizaciones compran un LMS y creen que la estrategia surgirá de la herramienta. Cuando hacen esto, la estrategia estará desvinculada de la organización en general. Las organizaciones que están utilizando muy bien un sistema LMS preguntan primero, “¿cómo vinculo la estrategia de LMS con los objetivos más amplios de la organización?”. Piense en la gente, y en el valor del contenido para potenciar sus capacidades.
Beneficios de tener un LMS
Los siguientes son los beneficios que obtiene una organización al implementar un LMS:
- Ahorros: Un LMS habilita la eliminación de los costos de capacitación innecesarios debido a los viajes. Reduce las horas de entrenamiento presencial, limita la pérdida de productividad de los empleados y facilita la administración centralizada de los esfuerzos asociados a capacitación.
- Eficiencia: Permite capacitar a varias personas a la vez, además de asegurar una formación constante en toda la organización. El LMS permite reducir considerablemente el trabajo manual automatizando el registro, la implementación y el seguimiento de la formación.
- Insights: Genera informes sobre quién ha completado la formación y quién no, además de vincular la formación al desempeño y medir el impacto asociado.
- Flexibilidad: Permite que los empleados se capaciten en el momento que deseen, desde donde quieran y en los temas de su interés y de la organización.
Cree una estrategia alineada a los objetivos del negocio
La creación de una estrategia exitosa está determinada por la capacidad de respaldar al negocio en impulsar sus objetivos tácticos. El primer paso es comprender los objetivos corporativos y de L&D.
La mayoría de las organizaciones utilizan el LMS para uno o una combinación de los siguientes casos de uso:
- Entrenamiento sobre cumplimiento de políticas: Se refiere a las capacitaciones relacionadas con el cumplimiento normativo, legal o de estándares de la industria, o la renovación de certificaciones exigidas por el gobierno u organización.
- Apoyo al desempeño del empleado: Considera los entrenamientos específicos del trabajo destinados a desarrollar habilidades blandas o duras, incluidas habilidades de gestión y liderazgo. La capacitación de apoyo al desempeño tiene como objetivo mejorar las competencias existentes y desarrollar nuevas habilidades.
- Conocimiento administrativo: Se refiere al intercambio, distribución y conservación del conocimiento en toda la organización. La centralización del conocimiento organizacional proporciona información y conocimientos para ayudar a una organización a aprender como organización en lugar de individualmente.
Conclusiones
- Antes de implementar un sistema LMS, adopte un enfoque que considere el contenido, las personas, los procesos y la tecnología.
- Implemente una solución del tamaño adecuado. A menudo, las organizaciones compran un LMS que está aislado y desconectado. Las organizaciones no consideran sus objetivos a largo plazo, lo que limita los beneficios de una solución LMS. Establezca objetivos de aprendizaje alcanzables y realistas.
- Asegure alineación organizacional. Para una implementación exitosa de LMS, es necesario alinear los objetivos de este con las metas corporativas y de L&D. Logre la aceptación y garantice la adopción por parte de los usuarios alineando su estrategia de LMS con la empresa.
