Introducción
El COVID-19 tomó al mundo por sorpresa y las áreas de TI de las organizaciones no fueron la excepción. La pandemia impulsó agresivamente las transformaciones digitales, ya que las empresas no tuvieron más remedio que implementar el trabajo desde casa. Algunos CEOs que estaban rotundamente en contra del trabajo desde casa se dieron cuenta de que las personas pueden ser productivas fuera de la oficina. Sin embargo, otros no se dieron cuenta de esto, ya que lidiaban con un portafolio de aplicaciones y dispositivos que nunca estuvieron destinados a usarse fuera de la oficina. Otros se aferraron a la idea obsoleta de que el trabajo es un “lugar” y que las personas solo son productivas cuando se les puede ver trabajando.
La realidad es que trabajar desde cualquier lugar hace que las organizaciones sean más resilientes, ya que brinda una flexibilidad adicional a los trabajadores, lo que les permite ser más productivos. Además, es mejor para el medio ambiente debido a que se reducen las emisiones de carbono asociadas con los desplazamientos. Pero esto tiene un costo. Las personas no trabajan en ubicaciones o en horarios predecibles. Las prácticas de gestión de servicios de TI y las prácticas de gestión de equipos deben revisarse y actualizarse.
Construya algo que a sus usuarios finales no solo les resulte útil, sino también valioso. Tómese el tiempo para mejorar proactivamente su portafolio y empoderar directamente a su empresa. Asegure la supervivencia inmediata de su organización mientras trabaja en innovar al corto plazo.
El Desafío
Trabajar desde cualquier lugar presenta obstáculos únicos de tiempo y ubicación flexibles y de la utilización de equipos de computo propios de los empleados (BYOD, por sus siglas en inglés). Éstas son tres premisas iniciales con las que todo líder de TI se ha enfrentado en este tiempo:
- La comunicación y la colaboración son más difíciles que antes.
- El compromiso de los empleados es más crucial que nunca.
- Hay demasiadas iniciativas en TI para elegir.
Sin embargo, la solución para poder trabajar desde “cualquier lugar” no significa ir a “cualquier parte”. Es necesario trazar un plan de ruta, teniendo en cuenta que, en las organizaciones, TI necesita:
- Reconstruir la confianza con el CXO (Director de eXperiencia), a través de una estrategia sólida. El trabajo remoto amenaza con deshacer años de confianza entre clientes y proveedores y muchos departamentos de TI no están cumpliendo sus expectativas.
- Identificar las brechas creadas por la prisa con la que se implementó debido al COVID-19. La pandemia representa una amenaza para la continuidad de las empresas y debido a esto, organizaciones que nunca habían permitido el trabajo remoto de repente tuvieron que implementarlo. Los departamentos de TI dejaron atrás los dispositivos de escritorio usuales para implementar rápidamente equipos portátiles, con el fin de proporcionar acceso remoto a los usuarios.
- Identificar cómo TI puede brindar un mejor soporte a los trabajadores remotos. El paso al trabajo remoto expuso la deuda tecnológica. La demanda de servicios de colaboración remota aumentó a niveles nunca antes vistos. A las áreas de TI que ya tenían herramientas de trabajo remoto les resultó más fácil hacer el cambio, pero esas herramientas se construyeron para un momento diferente.
Adopte un enfoque estratégico para asegurarse de habilitar a los trabajadores para que sean eficientes en la nueva normalidad.
Los Actores
Al plantear una estrategia adecuada para implementar la posibilidad de trabajar desde cualquier parte, es necesario entender las preocupaciones de todos los involucrados en este reto:
Organizaciones: Las inquietudes de que el trabajo remoto pueda reprimir la innovación probablemente se deba a la posible falta de colaboración e intercambio de conocimientos entre empleados (The Economist, 2020). El tener menos oportunidades orgánicas de interacción informal entre los empleados, significa que se requieren esfuerzos activos para fomentar la cultura organizacional.
Líderes: El 42% de los gerentes creen que monitorear la productividad de sus subordinados directos es uno de los principales desafíos del trabajo remoto (Ultimate Software, 2019). La falta de supervisión directa, sumada a la falta de confianza en los empleados, lleva a muchos líderes a creer que el trabajo remoto resultará en una caída en la productividad.
Empleados: El 20% de los empleados opina que la colaboración/comunicación es el principal reto con el trabajo remoto (Buffer & AngelList, 2020). Los empleados a menudo experimentan agotamiento por trabajar más horas debido a la falta de desplazamientos, la confusión entre vida laboral y familiar y la necesidad percibida de demostrar su productividad.
Muchas de estas barreras se pueden abordar cambiando la mentalidad tradicional y encontrando formas alternativas de trabajar, pero el enfoque tradicional del trabajo está tan arraigado que ha sido difícil hacer el cambio.
Adicionalmente, de estos actores, el rol sobre el que hay que poner especial atención es el de los empleados, ya que su desvinculación es un gran riesgo durante esta pandemia. Solo el 54% de los empleados están totalmente de acuerdo en que se sienten bien preparados para hacer su trabajo durante esta pandemia (Gallup, 2020). A medida que aumenta la incertidumbre y se producen despidos, los empleados que permanecen pueden experimentar la culpa del sobreviviente. Los estudios demuestran que esto puede causar:
- Incremento del absentismo.
- Mayor miedo a que se pueda ir de la organización.
- Disminución de la moral.
- Reducción de la motivación laboral.
- Disminución del compromiso organizacional.
- Reducción del compromiso de los empleados.
- Disminución de la velocidad de la toma de decisiones.
- Reducción de la productividad.
Sin embargo, el compromiso de los empleados puede determinar cómo se recupera la organización. Se espera que las organizaciones con altos niveles de participación superen el desempeño organizacional por encima de aquellas con niveles más bajos de participación. Durante la recesión de 2008, las organizaciones con empleados comprometidos, capacitados y motivados experimentaron un aumento de los márgenes operativos anuales promedio del 27,4%, 3 veces más que las organizaciones con un compromiso bajo por parte de los empleados. Las organizaciones que quieran mantener su viabilidad a largo plazo deben centrarse en mantener e impulsar su compromiso y motivación.
Los Beneficios
Maximice los beneficios del trabajo remoto. Los beneficios son para todos:
Beneficios para la organización:
- Continuidad operativa en situaciones de desastre que impiden que los empleados asistan a la oficina.
- Ahorro de costos: las organizaciones ahorran alrededor de USD$ 11.000 al año por empleado que trabaja desde casa la mitad del tiempo (Global Workplace Analytics, 2020).
- Mayor atracción: el 71% de los empleados probablemente elegiría un empleador sobre otro de acuerdo a la posibilidad de trabajar de manera remota (Owl Labs, 2019).
- Mayor retención: 74% de los empleados serían menos proclives a dejar a su empleador si pudieran trabajar así (Owl Labs, 2019).
- Mayor productividad: el 50% de los empleados informa que mantendrían o aumentarían su productividad (Glassdoor, 2020).
- Mayor compromiso: los empleados remotos tienden a tener un mayor compromiso general que los empleados que trabajan en oficina (Encuesta de compromiso de McLean & Company, 2020).
Beneficios para los empleados:
- Ahorro de costos: los empleados que trabajan la mitad del tiempo desde cualquier lugar pueden ahorrar entre USD$ 2.500 y USD$ 4.000 por año (Global Workplace Analytics, 2020).
- Ahorro de tiempo: los empleados remotos ahorran en promedio 11 días laborales al año (Global Workplace Analytics, 2020).
- Mayor bienestar: Alrededor de un 80% de los empleados está de acuerdo en que la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar los haría más felices, disminuiría su estrés y mejoraría su capacidad para gestionar el equilibrio entre la vida laboral y personal.
- Mayor flexibilidad: el 32% de los empleados calificó la “capacidad de tener un horario flexible” como el mayor beneficio del trabajo remoto (Buffer & AngelList, 2020).
Solución Propuesta
Habilitar el trabajo desde cualquier lugar es una gran opción, pero va más allá del trabajo remoto. Ayude a su empresa a sobrevivir, no solo en la normalidad actual, sino también en la nueva normalidad:
- Apoye a los usuarios cuando necesiten trabajar. Con el hogar y el trabajo colapsados, las personas deben repartir su atención entre sus seres queridos y el trabajo a lo largo del día. Asegúrese de que puedan obtener servicios de TI fuera del horario de atención.
- Apoye a los usuarios donde necesiten trabajar. La crisis del COVID-19 ha provocado que las personas tengan que apoyar a sus amigos y seres queridos. Asegúrese de que los empleados puedan ser productivos desde cualquier lugar, incluso fuera de su oficina.
- Apoye a los usuarios en la forma en que necesitan trabajar. La mayoría de los equipos de trabajo no eran remotos antes de 2020, y las personas han tenido que cambiar su forma de trabajar para adaptarse. No cree una estrategia para respaldar una forma de trabajo que ya no existe.
Le proponemos seguir estos pasos para crear una estrategia de trabajo remoto que resuene en su empresa:
- Identifique una visión que esté alineada con los objetivos de su negocio.
- Diseñe la propuesta de valor que tiene poder trabajar desde cualquier lugar para los roles críticos de su organización.
- Compare su estado actual.
- Cree una hoja de ruta para cerrar la brecha entre su estado actual y su estado objetivo.
Es fundamental mejorar la experiencia de trabajo remoto de los empleados al tiempo que asegura que el área de TI apunte en una dirección estratégica para su organización. No se trata de acoger la nueva normalidad; se trata de resiliencia y éxito a largo plazo. Su estrategia no solo debe proporcionar valor operativo a corto plazo, sino también hacer que la organización sea más resiliente a los riesgos desconocidos del mañana.
Referencias
- Axelos. ITIL Foundation. ITIL 4 ed., The Stationary Office. 2019.
- “New Survey: COVID-19 & Employee Sentiment on Changing Workforce.” Glassdoor. 23 March 2020. Accessed June 2020.
- MobileIron Research. “The Everywhere Enterprise.” MobileIron, 2020. Accessed Oct. 2020.
- “Create a work from anywhere strategy”. InfoTech 2020.
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