Establezca un modelo de costos basado en servicios

Introducción

Si bien los departamentos de TI ofrecen valiosos servicios a sus organizaciones, usualmente no es claro cuánto cuestan esos servicios. Los CIOs a menudo se encuentran en una posición en la que no pueden determinar cuánto cuesta entregar un servicio, es decir, no pueden establecer el valor de dicho servicio.

Los costos de operación y de capital de TI son registrados en libros contables usando construcciones financieras que se prestan bien para la presentación de informes financieros, pero que esconden el verdadero costo que tiene entregar cada uno de los servicios de TI. Traducir la información de estos libros contables para determinar el verdadero costo de los servicios de TI es un proceso realmente difícil, que muchas veces puede tornarse arbitrario; es más, la información necesaria para un análisis detallado de los costos de los servicios generalmente no está disponible.

Sin embargo, si es posible usar un método para determinar los costos completos de los servicios, que provee un nivel razonable de precisión sin sobrecargar al personal con excesivos análisis e investigación. El reto consiste en encontrar el punto de equilibrio entre el esfuerzo analítico y la precisión del modelo de costos de servicios. 

¿Qué es el modelo de costos de servicios?

El modelo de costos basado en servicios (SBC, por sus siglas en inglés) analiza la producción proporcionada por un servicio y rastrea los costos incurridos para producir una sola unidad de producción: por ejemplo, el costo de administrar un solo computador de escritorio.

El SBC incorpora todos los costos necesarios para producir ese servicio, que incluyen:

• Costos directos
• Costos compartidos
• Gastos generales

De esta manera, el gasto total en TI se contabiliza en el costo total de todos los servicios de TI prestados.

Antes de emprender un proyecto de SBC, tenga claro cómo piensa utilizar los resultados de su análisis antes de comenzar; si no hay un propósito claro, será una pérdida de tiempo. Esto es clave, porque establecer un modelo de costos de servicios es complejo, difícil y toma tiempo, que requiere además de un serio compromiso para realizarlo correctamente. Adicionalmente, tenga en cuenta que el cálculo de costos basado en servicios es útil para lograr ciertos objetivos, pero no es la panacea para todos los problemas de costos.

En realidad, el análisis de costos basado en servicios no es para todo el mundo. Al respecto, haga solo lo que necesite, es decir, si su capacidad ya es suficiente para satisfacer las necesidades de la organización, no se embarque en mejorar su capacidad de cálculo de costos basada en servicios. En caso de no tener el modelo, es suficiente llegar al punto de satisfacer las necesidades de su organización, no se desgaste sin necesidad, porque es un proceso complejo. Sin embargo, enfocado correctamente, trae numerosas ventajas:

• Muchos consumidores de TI desconocen los costos en los que incurren; por lo que exponer el costo puede reducir el consumo innecesario.
• Comprender la utilización del servicio puede ayudar con la optimización de la capacidad; tendrá el equilibrio adecuado entre costo y flexibilidad.
• Conocer los costos de los servicios permite una mejor planificación de presupuestos; puede determinar costos unitarios, con las ventajas que eso conlleva.
• Los servicios de TI con un costo adecuado se pueden comparar con los puntos de referencia de la industria y los métodos alternativos de prestación de servicios; por lo que puede haber una forma menos costosa de prestar los servicios que los usuarios necesitan.
• La subcontratación puede mejorar la eficiencia general de su departamento de TI, lo que le permite concentrarse en brindar servicios que brinden competitividad y subcontratar productos básicos.

Nadie confía en una caja negra, es por esto que documentar su modelo de costos basado en servicios le permitirá presentar una iniciativa transparente, con autoridad y aceptación dentro de la organización. Una vez establecido, manténgalo actualizado y conserve un historial de todas las decisiones en relación al modelo de costos y las razones detrás de ellas. Comunique todos los cambios a tiempo y claramente; a nadie le gustan las sorpresas en su factura de TI.

Beneficios de la implementación de un proyecto de SBC en su organización

Si bien ya enumeramos algunas de las ventajas del modelo, los beneficios recaen directamente sobre la organización, particularmente en el departamento de TI y en los ejecutivos, de la siguiente manera:

• Transparencia: Los gastos en recursos de TI se pueden vincular directamente con la prestación de servicios y las inversiones en TI pueden enfocarse en mejoras específicas del servicio.
• Credibilidad del presupuesto: El pronóstico del presupuesto está estrechamente relacionado con la demanda de servicio esperada y los costos de servicio conocidos como resultado del SBC.
• Claridad: Los directores financieros pueden identificar cómo los gastos de TI en los libros contables se asignan en realidad a los servicios de TI prestados.
• Optimización de costos: Los costos se reducen mediante la reducción de los generadores de costos y la mejora de los procesos de servicio.
• Atribución de costos: Los costos de los servicios de TI se pueden distribuir equitativamente entre los usuarios de TI, lo que respalda el chargeback o el showback.

¿Cuáles son las diferencias entre el SBC y el modelo de costos tradicional?

Dado que el modelo SBC es aconsejable solamente bajo ciertas circunstancias, tener claras las diferencias con el modelo tradicional de análisis de costos es fundamental para decidir comenzar este proyecto, ya que ambos tienen fortalezas y debilidades:

Modelo de costos basado en servicios (SBC)

¿Cómo se calculan los costos?:

• Costos directos: Se asignan al servicio que efectivamente los consume.
• Costos compartidos: Se asignan al servicio que los consume, en proporción al consumo.
• Costos generales: Asignados lo más cerca posible del consumo real; de lo contrario, se utiliza un proxy orientado a servicios para el consumo.

Beneficios:

• Se presta un servicio de análisis de costos más preciso.
• Hay una toma de decisiones mejor informada.
• Hay una asignación de cargos más transparente.

Debilidades:

• Requiere una mayor cantidad de información de mayor calidad.
• Requiere más esfuerzos y recursos.

Solución

Un paso fundamental en la implementación del modelo SBC es identificar sus necesidades actuales y el nivel de madurez de su organización para adoptar esta iniciativa. Es decir, determinar dónde está su organización hoy y hacia dónde quiere que vaya hará que sea más fácil trazar un mapa de ruta para satisfacer las necesidades de su negocio. En resumen, le proponemos el siguiente itinerario:

• Defina la relevancia de un modelo de costos basado en servicios para su organización.
• Identifique las necesidades actuales de su modelo de costos basado en servicios y su nivel de madurez.
• Mejore la capacidad de su modelo de costos basado en servicios.
• Determine el costo de sus servicios de TI.
• Utilice la información de costos para impulsar el valor de su negocio
• Reconozca cómo se implementan las inversiones en TI para respaldar los servicios del negocio.
• Asigne los costos de TI de manera justa entre los servicios de TI.

No conocer sus costos es un gasto que usted no puede pagar. El modelo de madurez de costos basado en servicios puede ayudarlo a determinar dónde se encuentra hoy su organización y adónde debe llegar en el futuro.

¡En DilettUX podemos acompañarlo en el proceso de implementación de SBC dentro de su organización y hacerlo de manera exitosa!