El especialista en gestión de proveedores de TI es responsable de administrar el ciclo de vida del contrato, que incluye cambios, modificaciones y la aplicación de cláusulas de rendimiento, incluidos incentivos y recursos. El administrador de contratos de proveedor de TI actúa como el experto clave en contacto y en la materia para todas las actividades relacionadas con contratos y licitaciones. Esto incluye ayudar con la negociación de los términos, condiciones, modificaciones, incentivos y recursos del contrato, mientras se trabaja con las partes interesadas clave para garantizar que se cumplan sus requisitos. Además, esta posición gestiona el proceso de ejecución del contrato, resolviendo problemas, mitigando retrasos, ayudando con auditorías, mediando disputas y escalando problemas.
San José, Costa Rica / Remote
Freelance
Especialista en Gestión de Proveedores
Responsabilidades
Desarrollo de procesos de contratos de proveedor
• Trabajar junto con colegas de adquisiciones para ayudar con el desarrollo de declaraciones de trabajo (SOW) y entender cualquier solicitud actual de información (RFIs), solicitudes de presupuesto (RFQ) y solicitudes de
propuesta (RFP) que están en proceso.
• Establecer objetivos de gestión de contratos, procedimientos, plantillas y procesos de flujo de trabajo para contratos de proveedores y horarios entregables. Mantener una base de datos de gestión de contratos que contenga todos los
contratos ejecutados, así como contratos que están en desarrollo pero que aún no están activos. Además, realice un seguimiento de las obligaciones, los resultados y las notas de cambio de contrato. Gestione y controle el acceso a los documentos como
Apropiado.
• Trabajar con representantes legales para desarrollar e insertar las protecciones legales apropiadas en los contratos, según lo justificado.
• Trabajar con todos los equipos (seguridad, cumplimiento e impuestos, recursos humanos, cuent[AP]as por pagar, etc.) para garantizar que los proveedores están realizando de acuerdo con los requisitos existentes y las obligaciones regulatorias.
• Desarrollar una base de conocimiento de estrategias de negociación, mejores prácticas y personal y equipos de negociación. Realizar mejoras en los procesos, procedimientos, flujo de trabajo y estructuras organizativas para el contrato
Administración.
• Administrar acuerdos comerciales y financieros con proveedores para incluir facturación, facturación, incentivos y recursos de desempeño, y contracargos internos, cuando corresponda.
• Trabajar con proveedores y partes interesadas clave para establecer procesos claros de control de cambios de contrato.
Gestión de relaciones con proveedores
• Desarrollar relaciones sólidas con gerentes de TI, propietarios de negocios y adquisiciones de TI. Esto ayudará a apoyar los objetivos empresariales, influir en las partes interesadas clave (CIO, CFO, CTO, etc.) y desarrollar conjuntamente
estrategias estratégicas de abastecimiento.
• Establecer la gobernanza que se aplicará, especialmente durante el proceso de contratación. Esto identificará y limitará los puntos de contacto para los proveedores, y aclarará los derechos de autoridad para la toma de decisiones.
• Manejar quejas o desacuerdos internos relacionados con contratos de la empresa u otras partes interesadas internas.
Contrato de proveedor y perspectiva del mercado
• Comprender las tendencias relevantes del mercado y los proveedores. Realice un seguimiento, recopile y analice los datos del mercado y de la industria.
• Comunicar eficazmente una visión general clara y concisa del contrato (resumen de los términos clave del contrato, riesgos, oportunidades y directrices de prestación de servicios) a las partes interesadas clave, y proporcionar claridad sobre los elementos del contrato cuando sea necesario.
• Ser responsable de asegurar que los precios sean competitivos mediante la puesta en marcha de puntos de referencia según sea necesario durante la vida útil del acuerdo.
• Gestionar las reuniones de revisión de contratos para garantizar la entrega con respecto a los objetivos y los presupuestos de los contratos. Desarrollar informes periódicos sobre los hitos del contrato, la ejecución y el riesgo, e informar a los clientes internos, proveedores y
gestión de las actividades y el progreso a través de la comunicación escrita y verbal regular.
Experiencia Requerida
• Mínimo de cinco años de experiencia en la negociación y gestión de los ciclos de vida de los contratos, con énfasis en la tecnología o los acuerdos de servicios de TI.
• Experiencia en la gestión de grandes contratos complejos en una o más categorías de TI, incluyendo hardware, software, servicio y comunicación.
• Fuertes habilidades interpersonales y de comunicación.
• Experiencia trabajando con todos los departamentos clave (seguridad, cumplimiento, finanzas, impuestos, AP, legal y adquisiciones), y conocimiento de las prácticas y certificaciones de adquisiciones y gestión de proveedores (CIPS, ITIL y COBIT).
• Experiencia ITIL deseada, pero no necesaria.
• Conocimiento de conceptos y sistemas de TI.
Habilidades Requeridas
Conocimientos y habilidades requeridos
Pensamiento conceptual
• Capaz de determinar la exposición contractual y financiera y negociar contratos.
• Capaz de participar en el desarrollo de la misión de gestión de activos, metas y objetivos.
• Conocimiento de las tendencias de contratación, modelos de licencias y modelos tradicionales y emergentes de rendimiento de contratos y proveedores.
Amos de negocios
• Profundo conocimiento del mercado de la categoría de proveedor de TI de la que es responsable el administrador de contratos.
• Fuertes habilidades de gestión de proyectos y procesos, con la capacidad de manejar múltiples proveedores y múltiples contratos, así como una amplia gama de tareas.
• Capaz de entender los riesgos contractuales y trabajar con otras partes de la organización en la elaboración de tácticas y estrategias para la mitigación de riesgos.
• Conocimiento de las mejores prácticas para tácticas y estrategias de negociación de contratos de TI.
• Capaz de estructurar las ofertas, evaluar las ofertas en función de un amplio conjunto de criterios de evaluación y proporcionar recomendaciones para la selección de proveedores.
• Cuando corresponda, la comprensión de las regulaciones gubernamentales y de la industria que influirán en el enfoque de contratación y el comportamiento de los proveedores (por ejemplo, FINRA para instituciones financieras y
Ley de Portabilidad y Responsabili[HIPAA]dad para organizaciones de salud).
Colaboración
• Fuerte capacidad de comunicarse con los usuarios de TI, personal legal y de compras, y líderes empresariales para crear contratos que alineen necesidades complejas con los requisitos contractuales para lograr resultados empresariales.
• Enfoque centrado en el cliente para ofrecer servicios de gestión de contratos a clientes internos.
• Fuerte relación y habilidades interpersonales que se aplicarán en el trabajo con proveedores a lo largo de todo el ciclo de vida del contrato.
Decisión
• Capaz de distinguir lo que se requiere frente a lo que es "agradable tener".
• Capaz de gestionar las necesidades y deseos de las partes interesadas en conflicto.
Comportamientos y competencias clave
El candidato exitoso para este cargo poseerá las competencias necesarias para:
• Interligar las comunicaciones entre las organizaciones de TI y las organizaciones empresariales, con un enfoque en el desarrollo de una comprensión de cómo estructurar los contratos para satisfacer las necesidades y objetivos del negocio.
• Proteger los intereses de la empresa, cumplir con las normativas aplicables y mitigar los riesgos, ensamblando el conjunto adecuado de cláusulas y horarios, sin obstaculizar las metodologías y procesos de entrega.
• Aproveche las fortalezas de las relaciones interpersonales para gestionar las disputas e impulsar el cambio en los comportamientos de los proveedores, y crear un entorno de trabajo donde los proveedores reciban incentivos para cambiar comportamientos y cumplir
objetivos de rendimiento.
• Adoptar un enfoque analítico para la resolución de problemas, con un enfoque en la gestión de tareas con la urgencia adecuada en un entorno de equipo orientado a los resultados.
• Gestionar múltiples iniciativas de contratación complejas a través de los límites de la organización.
• Tomar decisiones eficientes que agregan valor y se logran en lo que puede ser plazo ajustado.
• Comunicarse con claridad a las partes interesadas internas y externas y con los proveedores.
• Utilizar la tecnología y las herramientas de manera eficaz en la gestión del ciclo de vida del contrato.
• Crear un enfoque centrado en el cliente y basado en el servicio para trabajar con las partes interesadas y los proveedores que haga hincapié en la creación y el cultivo de relaciones entre organizaciones.
• Analizar y evaluar el cambio para impulsar la mejora continua en el proceso de gestión de contratos, e incorporar tendencias de gestión de contratos.
Educación
Los candidatos potenciales para este puesto son las adquisiciones de TI, los administradores de contratos y los administradores de activos de TI. Muchos gerentes de negocios, gerentes de TI y especialistas en conocimiento, así como gerentes y agentes de compras o compras, y gerentes y agentes de inventario, también realizarán la transición con éxito. Pueden provenir de una posición similar en una industria diferente o de un puesto de proveedor en ventas, marketing o entrega de servicios.
• Normalmente se requiere una licenciatura, preferiblemente en un campo analítico (como negocios generales, economía, psicología, informática, matemáticas, estadísticas o finanzas).
