Convierta la adopción de nuevas tecnologías en un proceso continuo

Introducción

Si son tratadas de forma pasiva, las tecnologías emergentes, y en especial las disruptivas, rápidamente se convierten en una amenaza para su negocio. Si por el contrario se utilizan activamente, esta amenaza se convierte en una oportunidad que se puede aprovechar y capitalizar.

Ningún líder, individualmente hablando, ha sido lo suficientemente clarividente para ver todos los posibles impactos de la tecnología en nuestros negocios. Las empresas que pretenden liderar deben desarrollar una disciplina hoy, para cosechar los beneficios mañana. Este no es un esfuerzo de una sola vez, sino que es un proceso riguroso y repetible que permite vislumbrar posibles futuros. En este artículo pretendemos proponer un proceso que permita sacar provecho a las tecnologías emergentes y disruptivas, categorizarlas, generar pruebas de concepto y evaluar su implementación en la organización.

Para predecir nuevos avances, convierta la innovación en un proceso en el cual usted y su equipo deben analizar la tecnología todos los años para tratar de predecir hacia dónde se dirige. No se deje atrapar en la trampa de perfeccionar sus procesos centrales excluyendo la innovación. Siempre debe buscar nuevos procesos para mejorar, nueva tecnología para probar y, cuando sea posible, nuevos negocios en los que incursionar.

El ritmo de los avances tecnológicos dificulta el predecir su evolución. Piense como un futurista para anticipar la tecnología antes que esta se generalice. No subestime cómo las capacidades pueden mejorar debido al crecimiento exponencial de las tecnologías, en especial las disruptivas.

Contexto

Las nuevas tecnologías han impactado incluso a algunas de las más exitosas compañías de tecnología. Este es el caso, por ejemplo, de voz sobre IP (VoIP), la cual permitió realizar llamadas a través de internet enviando paquetes de voz utilizando datos, de manera opuesta a los tradicionales circuitos de transmisión de la red pública. En este caso ganaron las organizaciones que se dieron cuenta de los ahorros de costos que esta tecnología generaba, los cuales en algunos casos llegaron hasta un 60% en gastos de telefonía. De otra parte, perdieron las empresas de telecomunicaciones que no se dieron cuenta que VoIP era una amenaza potencial para su mercado y las organizaciones que carecían de la capacidad de explorar e implementar esta tecnología, de manera temprana.

Las tecnologías emergentes impactan el área de TI al afectar la infraestructura y las aplicaciones que son utilizadas en la organización tanto internamente como por parte del cliente externo y permite que TI funcione más eficientemente contribuyendo de esta manera en el aumento de la eficiencia de otras unidades de negocio. Entre tanto, la tecnología impacta al negocio al afectar su viabilidad y sostenibilidad.

Solución propuesta

Como lo indicamos anteriormente, la mejor manera de reducir el riesgo de verse atropellado por las nuevas tecnologías es implementar un proceso periódico, preferiblemente anual, que permita convertir el análisis en acción a través de la evaluación formal de estas. Este análisis debe ser liderado desde TI, estableciendo un equipo capacitado en los patrones de progreso, que realice un seguimiento de la tecnología a lo largo del tiempo y produzca un plan integral de prueba de concepto que minimice el riesgo y maximice la recompensa. Comience por lograr que los ejecutivos y los stakeholders claves apoyen la idea de explorar nuevas tecnologías, definiendo un dueño del proceso que lidere la iniciativa conformando un grupo de visionarios  y estableciendo unas rutinas de gestión del mismo.

Hay cinco pasos para explotar formalmente las nuevas tecnologías, cada uno con sus propios resultados y herramientas individuales para llevar el análisis al siguiente nivel:

• Paso 1: Entrene al grupo respecto a pensar como futuristas o visionarios, invitándolos a crear un futuro mejor; empezando por crear una lista inicial de ideas sobre las cuales comenzar a debatir. Asegure que el equipo entiende cómo la tecnología está avanzando y cómo ellos pueden identificar patrones. Rete al equipo con preguntas como: ¿Qué podemos hacer mejor? y ¿Cómo podemos seguir siendo exitosos?. Discuta cómo estas tecnologías impactarán al negocio.

• Paso 2: Organice una reunión con el grupo de trabajo donde consolide las listas construidas por el equipo y haga un mapeo inicial sobre el potencial de aplicación de las nuevas tecnologías. Asegúrese de que el grupo de trabajo analice estas tecnologías en el contexto de la organización. Empiece a compilar la lista corta. Comience a reducir la lista completa excluyendo tecnologías que no sean relevantes. Tenga en cuenta que el nivel C de la organización valora más la innovación de TI cuando mejora los procesos de negocio, reduce los costos y mejora los productos y servicios básicos.

• Paso 3: Evalúe el valor potencial para el negocio y el nivel de preparación de cada tecnología y realice un análisis FODA de cada una de las preseleccionadas. Cuando nos referimos a “preparación” estamos hablando de qué tan cerca está la tecnología de ser práctica e implementable en su industria y organización. Y cuando hablamos de “valor, queremos ver lo valiosa que es la tecnología, en términos de calidad y costo. Luego las clasificamos según estos criterios. Finalmente, utilice un análisis FODA para evaluar cualitativamente el potencial que tiene cada tecnología para su organización en cada una de las cuatro categorías (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas).

• Paso 4: Construya los mapas de proceso potencialmente impactados identificando las unidades de negocio afectadas, sus stakeholders, actividades, dolores y ganancias y evaluando el valor que traería(n) la(s) nueva(s) tecnología(s). Defina claramente cuál es el problema que la prueba de concepto debe resolver. Establezca los roles y responsabilidades y demuestre como cada prueba de concepto provee una solución al problema anteriormente planteado.

• Paso 5: Defina los indicadores y las metas que le permitan medir la efectividad hacia futuro, estime los recursos requeridos, haga una presentación del plan a los stakeholders, integre el plan dentro del portafolio de proyectos de la organización y finalmente comunique los resultados de la prueba de concepto. El project charter de la PoC debe contener el objetivo, los factores claves de éxito, el alcance, el equipo de proyecto y la estimación de recursos. El grupo de trabajo es responsable por producir una visión de futuro y de resaltar el potencial de las tecnologías. Sin embargo, la implementación de la prueba de concepto (compra de hardware, negociación de SLAs con proveedores, etc.) será responsabilidad de las áreas encargadas dentro de la organización. Si la prueba de concepto es implementada, se deberán evaluar los resultados obtenidos respecto a los identificados en el plan inicial.

Beneficios y costos para la Organización

Un análisis de costo/beneficio dará a los stakeholders un panorama de cómo las tecnologías emergentes van a afectar al negocio. Estos son los principales beneficios de corto y largo plazo que la organización obtiene al implementar nuevas tecnologías:

• Ventaja de ser pionero en la implementación antes que los competidores y antes que las empresas emergentes.
• Tener mejor imagen de marca como organización enfocada a la innovación.
• Aumento de la satisfacción general de los empleados al aumentar sus capacidades o reducir su esfuerzo.
• Aumento de la eficiencia empresarial interna a partir de la integración de nueva tecnología (por ejemplo, eficiencia energética o menos empleados necesarios debido a la automatización).
• Mejores productos o servicios para los clientes que generan mayores ingresos a largo plazo.
• Menores costos de productos o servicios y potencial para aumentar la participación de mercado.
• Relevancia continua de las organizaciones establecidas en un mundo en constante cambio generado por las tecnologías emergentes.

Entre tanto, la organización debe asumir los siguientes costos:

• Es posible que el presupuesto de TI se tenga que incrementar para destinarlo a este propósito.
• Posibilidad de que los empleados rechacen el uso a gran escala de tecnología desconocida.
• Posibilidad de que la tecnología falle en la organización si no se prueba lo suficiente.
• Tiempo de los ejecutivos gastado en la toma de decisiones sobre la tecnología recomendada por el equipo.
• Es posible que la tecnología no alcance las capacidades inicialmente esperadas, lo que requiere esperar para obtener un mayor valor o preparación.
• Posibilidad de que los clientes rechacen nuevos productos resultantes de la tecnología.
• Falta de enfoque en las capacidades centrales actuales si la tecnología es enormemente disruptiva.

Conclusiones

• El rol del Gerente de TI se verá afectados si no se mantienen al día con las nuevas tecnologías  ya que otros líderes dentro de la organización se harán cargo de este tipo de iniciativas.
• Dedique un porcentaje de su tiempo y recursos a explorar nuevas tecnologías: las recompensas potenciales son enormes.
• Supervisar, evaluar, y explotar las nuevas tecnologías no es Opcional. Esto protegerá su función, la función de TI y el futuro de la organización.
• Un grupo de trabajo diverso maximiza la perspicacia aportada. Tener experiencia en TI no es un requisito previo.
• La mejor tecnología es solo la mejor cuando aporta valor inmediato al negocio. Es posible que la buena tecnología no esté lista; y la tecnología lista puede no ser buena.
• Implementar este proceso costará tiempo y esfuerzo pero es absolutamente vital para su éxito.

En DilettUX tenemos la metodología, las herramientas y el conocimiento para ayudarle a sacar provecho de las nuevas tecnologías a través de la implementación de este proceso. Agenda una cita con nosotros para entender mejor tu necesidad….